13 haftalık nakit akış tablosu nasıl hazırlanır? (Excel şablonlu)

Bir üretim işletmesinde nakit sıkışması nadiren "para yok" diye başlar; çoğunlukla "bu hafta hepsi üst üste geldi" diye başlar. Aynı haftaya maaş, kredi taksiti ve KDV denk gelir; büyük bayinin tahsilatı ise iki hafta sonradır. 13 haftalık nakit akış tablosu, önümüzdeki bir çeyreği haftalık kovalara bölerek bu haftayı önceden gösteren tablodur. Bu yazı, patron ya da mali müşavir olarak tabloyu kendi elinizle Excel'de nasıl kuracağınızı adım adım anlatır; sonunda indirip kullanabileceğiniz ücretsiz bir şablon var.

Neden 13 hafta ve neden haftalık?

13 hafta bir çeyrektir. Açık satış faturalarının vadeleri, portföydeki çek ve senetler, kredi taksitleri ve vergi takvimi çoğunlukla bu ufka sığar. Daha uzun ufukta tablo tahmine dönüşür; daha kısa ufukta karar payı kalmaz. Haftalık bakmanın nedeni ise aylık toplamın dalgalanmayı gizlemesidir: ay sonunda nakit yeterli görünse bile ayın ikinci haftasında eksiye düşebilirsiniz. Tablo her hafta bir hafta ileri kaydırılır; ufuk hep 13 hafta kalır. Bu yüzden "bir kez hazırlanan rapor" değil, haftalık bakılan bir alışkanlıktır.

Tablonun iskeleti nasıl kurulur?

Her hafta bir satır (ya da sütun) olur; her satırda beş rakam vardır:

1. Açılış kasa: haftanın başındaki kasa + banka bakiyesi. Bloke, teminat ya da kullanılmış kredi limitini buraya katmayın; yalnız harcanabilir para.
2. Beklenen tahsilat: o hafta vadesi gelen açık faturalar ve müşteri çekleri.
3. Planlanan ödeme: o hafta vadesi gelen tedarikçi faturaları, verilen çek/senet, kredi taksiti, vergi/SGK, maaş.
4. Net akış: tahsilat eksi ödeme.
5. Kümülatif kasa: açılış + net akış; bir sonraki haftanın açılışı olur.

Tablonun en önemli hücresi toplam değil, en düşük kümülatif kasadır. Aşağıdaki adımlar bu hücreyi doğru bulmak içindir.

Adım 1: Haftalık kovaları nasıl tanımlarım?

Bir Pazartesi seçin ve 13 hafta ileri gidin. Her kova "hafta başı" ve "hafta sonu" tarihleriyle tanımlanır; her kalem vade tarihine göre bir kovaya düşer. Excel'de bunun için tek bir başlangıç tarihi hücresi ve SUMIFS yeterlidir: vadesi hafta başı ile hafta sonu arasında olan tutarları topla. Kalemleri haftaya elle dağıtmayın; vade değişince tablo kendiliğinden güncellensin.

Adım 2: Açılış kasayı nereden alırım?

Bugünkü kasa ve banka bakiyelerinin toplamı. Mali müşavirinizin mizanındaki 100 ve 102 hesapları başlangıçtır; ama tablo ay sonu mizanından değil, bugünkü banka ekstresinden beslenmelidir. Vadesi bugünden önce olup henüz tahsil edilmemiş çekler açılış kasaya girmez; onlar tahsilat satırında beklenen olarak durur.

Adım 3: Tahsilat beklentisini nasıl kurarım?

Burası tablonun en çok yanıldığı yerdir. İki kaynak birlikte kullanılır:

• Fatura vadesi. Tahsil edilmemiş her satış faturasının vadesi. Vadeyi "fatura tarihi + 30 gün" gibi bir varsayımla değil, ERP'deki ödeme planından alın. Taksitli fatura kaç satıra bölünmüşse tabloda kaç haftaya dağılmalıdır.
• Geçmiş tahsilat davranışı. Vade, müşterinin ne zaman ödeyeceğini değil ne zaman ödemesi gerektiğini söyler. Düzenli olarak vadeden iki hafta sonra ödeyen bir bayinin faturasını vadesinde yazmak tabloyu iyimser yapar. Bu müşteriler için bir "beklenen tahsil tarihi" verin ve vade yerine onu kullanın.

Vadesi geçmiş alacaklar ayrı bir toplamda tutulur. Hangi haftaya yazılacağı bir varsayımdır; varsayımı tabloda görünür bırakın ki mali müşavir ya da patron "bu 90 bin neden 1. haftada" diye sorabilsin.

Sahada sık görülen tablo şudur: kâğıt üzerinde kısa vadeyle çalışan büyük bir bayi, fiilen anlaşılan vadenin çok ötesinde öder. Tabloya faturadaki vadeyi yazarsanız kasa haftalarca olduğundan zengin görünür; gerçek ödeme gününü yazarsanız en düşük hafta birden öne gelir. Her müşterinin gerçek ödeme gününü ve vade sapmasını nasıl ölçeceğinizi gerçek vadeye göre alacak yaşlandırma yazısında anlattık.

Adım 4: Ödemeleri hangi sırayla eklerim?

Çıkış tarafını takvimi en belli olandan en az belli olana doğru doldurun:

1. Tedarikçi ödemeleri. Açık alış faturalarının vadesi, yine ödeme planından. Tedarikçiyle konuşulmuş bir "şu tarihte öderiz" varsa vade yerine o tarih.
2. Verilen çek ve senetler. Vade tarihi kesindir; bankaya gitmeden önce tabloya girmiş olmalı.
3. Banka taksitleri. Kredi ödeme takvimi; faiz ve anapara ayrı görünürse bankayla konuşurken işe yarar.
4. Vergi ve SGK. KDV, muhtasar, SGK gibi takvimi belli ödemeler; mali müşavirinizden aylık takvimi alın.
5. Maaş ve düzenli giderler. Maaş, kira, enerji gibi her ay tekrarlayan kalemler; geçmiş ay gerçekleşmesini yazın, tahmin değil.

Kalemleri tek bir "ödemeler" listesinde, her satırın türü belirtilmiş olarak tutmak yeterlidir. Türü olan liste, en düşük haftada "hangi ödemeyi kaydırabilirim" sorusuna cevap verir: vergi kaymaz, tedarikçi faturası konuşulabilir.

Adım 5: En düşük haftayı bulunca ne yaparım?

Kümülatif kasa satırında en düşük değeri işaretleyin. Bu hafta eksiyse ya da güvenli gördüğünüz eşiğin altındaysa aksiyon o haftaya değil, bugüne aittir. Sıra genellikle şöyledir:

• O haftaya denk gelen tedarikçi ödemelerinden hangisi bir hafta kaydırılabilir?
• Vadesi geçmiş alacaklardan hangisi bu hafta takibe alınırsa gelir?
• Bankayla erken konuşulacak bir limit ya da kısa vadeli ihtiyaç var mı?
• Büyük bayilere erken ödeme karşılığı küçük bir iskonto teklif edilebilir mi? (Bunu yapmadan önce bayi kârlılığına bakın.)

Aynı bilgi haftası geldiğinde öğrenilirse tek seçenek kalır. Tablonun değeri, seçenekleri çoğaltmasıdır. Bir de "güvenli eşik" belirleyin: kasanın hiç inmemesi gereken tutar (örneğin bir haftalık maaş ve zorunlu ödemelerin toplamı). En düşük hafta sıfırın değil bu eşiğin altına indiğinde de aksiyon listesi açılır.

Haftalık ritim nasıl kurulur?

Tablo bir kez hazırlanıp unutulursa iki hafta içinde eskir. Çalışan bir düzen genellikle şöyledir: Pazartesi sabahı mali müşavir ya da ön muhasebe açık fatura ve ödeme listelerini ERP'den yeniler, tahsil edilenleri düşer, yeni faturaları ekler, başlangıç tarihini bir hafta ileri alır. Patron aynı gün yalnız iki şeye bakar: en düşük hafta hangisi ve geçen haftaya göre ne değişti. Bu ikinci soru önemlidir; tablo geçen hafta 7. haftayı eksi gösteriyorsa ve bu hafta göstermiyorsa, ya bir aksiyon işe yaramıştır ya da bir varsayım değişmiştir. Hangisi olduğunu bilmek, tabloya güvenmenin tek yoludur.

Temsilî örnek: tablo neye benzer?

Rakamlar "bin birim" gibi okunabilir; hiçbir gerçek şirkete ait değildir. Örnekte 1. hafta maaş ve tedarikçi ödemesi üst üste gelmiş, 7. haftada tahsilat yok. İki aksiyon görünür: 1. haftanın tedarikçi ödemesini bir hafta konuşmak ve 8. haftadaki tahsilatı öne çekmeye çalışmak.

Logo'dan hangi veriyle beslenir?

Tablonun kalitesi girdilerinin güncelliğidir. Logo Tiger / GO kullanıyorsanız üç kaynak yeterlidir:

• Açık satış ve alış faturaları: tahsil edilmemiş ya da ödenmemiş fatura listesi, cari kodu ve tutarıyla.
• Ödeme planı (PAYTRANS): her faturanın gerçek vade satırları. Taksitli faturalar burada kaç satırsa tabloda o kadar haftaya dağılır; "fatura tarihi + sabit gün" varsayımına gerek kalmaz.
• Cari hareketler (CLFLINE): gerçekleşen tahsilat ve ödemeler. Hem hangi faturanın ne kadarının kapandığını hem de müşterinin geçmiş ödeme davranışını buradan okursunuz.

Bunlara çek/senet portföyü ve banka kredi takvimi eklenir. Elle çalışıyorsanız bu listeleri haftada bir Excel'e dışa aktarıp şablona yapıştırmak yeterlidir; şablonun girdi kolonları Logo dışa aktarımıyla uyumlu tutulmuştur. Netsis ya da başka bir ERP kullanıyorsanız kolon adları değişir, mantık değişmez: açık fatura, vade ve gerçekleşen tahsilat listesi her ERP'den alınabilir.

Excel'de sık yapılan 5 hata

1. Vadeyi fatura tarihinden türetmek. Taksitli ve özel vadeli faturalarda haftalar kayar; vadeyi ödeme planından alın.
2. Vadesi geçmişleri unutmak ya da 1. haftaya gömmek. Ayrı toplamda tutun, varsayımı görünür bırakın.
3. Listeyi güncellememek. En sık kırılan şey budur: tahsil edilen fatura listeden düşmez, yeni fatura girmez, tablo iki hafta sonra hayal olur.
4. Kalemleri haftaya elle dağıtmak. Vade değişince tablo değişmez. Başlangıç tarihi + SUMIFS kullanın.
5. Toplama bakıp en düşük haftayı atlamak. 13 haftalık net artı olabilir; 7. hafta yine de eksi olabilir.

Özenle kurulan ilk tablo haftalık güncellenmezse iki hafta içinde eskir; toplantıya herkes farklı bir sürümle gelir ve tablo karar aracı olmaktan çıkıp tartışma konusuna dönüşür. Tabloyu değerli kılan kurulumu değil, her hafta aynı kaynaktan yenilenmesidir.

opqora bunu nasıl otomatikleştirir?

Aynı tabloyu opqora, Logo'ya salt-okunur köprüyle bağlanıp açık faturalardan, ödeme planındaki gerçek vadelerden, çek/senet portföyünden ve kredi taksitlerinden kendisi kurar; her senkronda listeler yenilenir, ufuk bir hafta kayar, en düşük hafta yeniden işaretlenir. Belgeye dayalı satırlar ile varsayıma dayalı satırlar ayrı etiketlenir; sonucu Excel'e de indirebilirsiniz. Ayrıntı için 13 haftalık nakit akış çözüm sayfasına bakın. Önce kendi elinizle kurmak isterseniz aşağıdaki şablon bunun içindir.