Logo ve Netsis'te gerçek vadeye göre alacak yaşlandırma raporu nasıl alınır?

Bir alacak yaşlandırma raporu size "kim ne kadar geç ödüyor" sorusunun cevabını verir; ama hangi tarihe göre saydığına bakmadan okursanız yanlış cevabı verir. Logo ya da Netsis'ten alınan standart yaşlandırma çoğu zaman fatura tarihine ya da cari kartındaki varsayılan vadeye göre sayar. Gerçek vadeye göre alacak yaşlandırma iki bilgiyi ister: faturanın kendi ödeme planı ve o faturayı fiilen kapatan tahsilatın tarihi. Bu yazı ikisini ERP'den alıp Excel'de nasıl birleştireceğinizi ve çıkan tablonun hangi kararları beslediğini anlatır.

Standart yaşlandırma neden yanıltır?

Yaşlandırma raporunun her satırı bir soruya dayanır: "Bu alacak kaç gündür bekliyor?" Günün nereden sayıldığı üç farklı cevap üretir.

• Fatura tarihinden. En basit ve en yanıltıcı olanı. Müşteriye 90 gün vade verdiyseniz fatura 31. günde "30 günü geçmiş" kovasına düşer; henüz vadesi gelmemiş alacak gecikmiş gibi görünür. Uzun vadeyle çalışan bir sektörde rapor sürekli alarm verir, alarm da bir süre sonra görmezden gelinir.
• Cari kartındaki varsayılan vadeden. Bir adım iyi, ama tek bir sayıdır. Aynı bayiye kampanya döneminde uzun, normal dönemde kısa vade verdiyseniz ya da fatura taksitlere bölündüyse kart vadesi hepsini aynı güne indirger. Özel vadeli faturalar yanlış kovaya düşer.
• Faturanın kendi ödeme planından. Doğru başlangıç budur. Her faturanın ödeme planında kaç satır varsa o kadar vade tarihi vardır; taksitli bir fatura tek bir alacak değil, farklı günlerde vadesi gelen birkaç alacaktır.

Ödeme planı gecikmenin başladığı günü doğru verir. Ama yaşlandırmanın ikinci yarısı, yani gecikmenin bittiği gün, ancak tahsilatın hangi faturayı kapattığı biliniyorsa doğru hesaplanır. Cari ekstresinde bir tahsilat bakiyeyi düşürür; hangi faturayı kapattığını söylemez. Bu bağ kurulmadan "bu bayi ortalama kaç günde ödüyor" sorusunun cevabı tahmindir.

Logo'da gerekli bilgi nerede durur?

Logo Tiger ve GO'da üç kaynak yeterlidir; sorgu yazmanız gerekmez, ne isteyeceğinizi bilmeniz yeter:

1. Satış faturaları ve satırları. Fatura no, tarih, cari, net tutar. Cari kartındaki özel kod alanı (SPECODE) çoğu firmada satış temsilcisi ya da bölge için kullanılır; bu alanı da alın.
2. Ödeme planı satırları (PAYTRANS). Faturaya bağlıdır; her satırda vade tarihi, tutar ve ödenen tutar bulunur. Taksitler ve özel vadeler buradadır.
3. Borç kapama bağı. Logo'nun borç kapama işlemi, kapanan ödeme planı satırını onu kapatan tahsilat satırına bağlar. Bu bağ sayesinde gerçek tahsil tarihi bilinebilir.

Bilmeniz gereken bir sınır var: kısmi ödemelerde kapama bağı her zaman kurulmamış olabilir. Plan satırında ödenen tutar görünür ama hangi tahsilatla, hangi tarihte ödendiği görünmez. Bu satırlar için bir varsayım gerekir; aşağıda nasıl işaretleneceğini anlatıyoruz.

Netsis'te aynı mantık

Netsis de satış faturalarının vade tarihlerini ve cari hareketleri tutar; cari raporları arasında vade ve yaşlandırma görünümü bulunur. Raporu kullanmadan önce üç soruyu sorun: rapor faturanın kendi vadesine mi yoksa cari kartındaki varsayılan vadeye mi bakıyor; taksitli faturayı taksitlerine ayırıyor mu; tahsilat hangi faturayı kapattı bilgisini taşıyor mu? Üçüncüsü yoksa gerçek tahsil günü için aşağıdaki sıralı dağıtım varsayımı Netsis dışa aktarımına da aynen uygulanır.

opqora bugün Logo Tiger ve Logo GO'ya bağlanır; Netsis yol haritasındadır. Logo tarafında neyin okunduğunu Logo entegrasyonu sayfasında listeledik.

Hangi kovalar anlamlıdır?

Kova sayısını artırmak raporu zenginleştirmez, okunmaz hâle getirir. Dört kova ve bir ek kova yeterlidir:

1. Vadesi gelmemiş. Ödeme planındaki vade bugünden ileride. Gecikme değil, nakit takviminin ta kendisi.
2. 1–30 gün geçmiş. Çoğu zaman takip ve hatırlatma meselesi.
3. 31–60 gün geçmiş. Artık bir davranış. Satış temsilcisinin ve finansın birlikte bakması gereken kova.
4. 60 günden fazla geçmiş. Tahsilat riskidir; kredi limiti ve sevkiyat kararına bağlanmalıdır.
5. Ön ödeme. Vadesinden önce gelen ya da henüz bir faturayla eşleşmemiş tahsilat. Ayrı tutulmazsa açık alacaktan sessizce düşer; erken ödeyen bir müşteri, geç ödeyen bir başkasının gecikmesini ortalamada gizler.

Kovalar açık alacağın bugünkü fotoğrafıdır. Müşterinin alışkanlığını ise kapanmış faturalar gösterir; bunun için üç ölçü gerekir.

Ağırlıklı ortalama vade, tahsil günü ve sapma

• Ağırlıklı ortalama vade: Müşteriye tanıdığınız süre. Her ödeme planı satırı için "vade tarihi − fatura tarihi" hesaplanır, tutarla ağırlıklandırılır. Büyük faturanın vadesi küçük faturanınkinden daha çok sayar.
• Ağırlıklı ortalama tahsil günü: Paranın fiilen geldiği süre. Aynı satırlar için "tahsilatın satırı kapattığı gün − fatura tarihi", yine tutarla ağırlıklandırılır.
• Vade sapması: İkisinin farkı, yani tahsil günü eksi vade günü. Artıysa müşteri anlaşılandan geç, eksiyse erken ödüyordur.

Üçünü aynı faturalar üzerinden hesaplayın. Vadeyi tüm faturalardan, tahsil gününü yalnız kapananlardan alırsanız iki farklı kitleyi karşılaştırmış olursunuz. Sapmanın parasal karşılığı basittir: sapma gün sayısı × tutar × yıllık finansman oranı ÷ 365. Bu hesabın bayi kârlılığına nasıl girdiğini bayi kârlılığı hesaplama yazısında anlattık.

Excel'de adım adım nasıl kurulur?

1. Faturaları dışa aktarın. Dönemi en az iki çeyrek seçin; fatura no, tarih, cari kodu, net tutar ve cari özel kodu (bölge ya da temsilci). İade faturaları eksi işaretle kalsın.
2. Ödeme planı satırlarını dışa aktarın. Fatura no, satır vade tarihi, tutar, ödenen tutar. Her satır tablonuzda ayrı bir alacak olacak.
3. Kapama bağını ekleyin. Borç kapaması yapılmış satırlar için kapatan tahsilatın tarihini yanına yazın. Bağı olmayan ödenmiş satırlara tahsilatları en eski açık vadeden başlayarak sırayla dağıtın ve bu satırları "varsayım" diye işaretleyin.
4. Gün kolonlarını hesaplayın. Vade günü = vade tarihi − fatura tarihi; tahsil günü = tahsil tarihi − fatura tarihi; sapma = tahsil günü − vade günü.
5. Açık satırları kovalara koyun. Kalan tutarı olan her satır için bugün − vade tarihi; IFS ile beş kovadan birine atayın. Faturayla eşleşmemiş tahsilatları "ön ödeme" kovasına yazın.
6. Cari bazında toplayın. Kovalar için SUMIFS, ağırlıklı ortalamalar için SUMPRODUCT ÷ SUMIFS. Aynı tabloyu özel kod alanına göre toplayınca bölge ve temsilci görünümü çıkar.
7. Nakit tarafına taşıyın. Açık satırları vade yerine "vade + müşterinin ortalama sapması" tarihine göre haftalara dağıtın. Bunun için 13 haftalık nakit akış şablonunu kullanabilirsiniz; yöntemi 13 haftalık nakit akış yazısında anlattık.

İlk kurulumda asıl zaman üçüncü adıma gider. Kapamaya dayalı satırların oranını tablonun üstüne yazın; oran düşükse ortalamaların bir kısmı varsayımdır ve bunu okuyan herkes bilmelidir.

Temsilî örnek: tablo neye benzer?

Rakamlar hiçbir gerçek şirkete ait değildir. Okuma: Cari A'nın alacağının yarısı vadesi gelmemiş görünür, ama alışkanlığı anlaşılan vadenin 35 gün ötesinde ödemektir; vadesi gelmemiş 2.000'in de vadesinde gelmesi beklenmemelidir. Cari B vadesine sadık. Cari C erken ödüyor ve 200'lük eşleşmemiş tahsilatı var; ön ödeme ayrı tutulmasaydı üç carinin ortalama sapması olduğundan iyi görünürdü. Yıllık %36,5 finansman oranı varsayımıyla A'nın 4.000'lik alacağındaki 35 günlük sapma yaklaşık 140 bin ₺ eder.

Bu tablo hangi kararları besler?

• Kredi limiti. Limit, açık alacak ile sapmaya birlikte bakılarak verilir. Sapması büyüyen bir müşteride limit artışı, fiilen daha uzun vade vermektir.
• Vade–iskonto takası. İskonto görünür, vade görünmez bir kazançtır. Sapmanın parasal karşılığını iskonto puanıyla aynı masaya koyduğunuzda "daha çok iskonto" talebi "hangi vadede hangi iskonto" sorusuna döner.
• Tahsilat önceliği. Sıra en büyük bakiyeye göre değil, 31–60 kovasına yeni düşen ve sapması büyüyen carilere göre kurulur. 60+ kovası takip listesi, 31–60 kovası önleme listesidir.
• Bölge ve temsilci performansı. Özel kod alanına göre toplanan sapma, satış ekibini yalnız ciroyla değil tahsil edilen ciroyla ölçmenizi sağlar. Ciroda önde, sapmada geride olan bölge ayrı bir konuşma ister.

opqora bunu nasıl yapar?

opqora Logo Tiger / GO'ya salt-okunur köprüyle bağlanır; faturaları, ödeme planı satırlarını ve borç kapama bağını okur, her satırın vade gününü ve gerçek tahsil gününü yan yana koyar. Kapamaya dayalı satırlar ile varsayıma dayalı satırlar ayrı etiketlenir; her cari satırının altında hangi faturaların toplandığı görünür. Aynı veri 13 haftalık nakit akış tablosunu ve bayi kârlılık analizindeki vade maliyetini besler. Önce kendi elinizle kurmak isterseniz aşağıdaki şablon başlangıç için yeterlidir.